Bạn muốn thêm chữ ký vào Outlook? Bạn không biết cách tạo chữ ký Outlook như thế nào? Thực tế, việc thêm chữ ký vào email trong Outlook cho Windows rất dễ dàng. Bạn có thể tuỳ chỉnh font chữ, màu sắc và kiểu dáng theo ý thích. Hãy làm theo các bước dưới đây để biết cách tạo chữ ký chi tiết.
Tạo và thêm chữ ký email trong Outlook 2007
Sử dụng tính năng “Signature” trong Outlook sẽ giúp bạn thêm chữ ký cá nhân vào tất cả các email mà không cần phải nhập lại thông tin trong mỗi email. Hãy làm theo các bước sau để thực hiện điều này.
Tạo chữ ký
- Từ menu Tools, chọn Options. Hộp thoại Options sẽ hiện ra.
- Chọn tab Mail Format.
- Trong phần Signatures, nhấp vào SIGNATURES. Hộp thoại Signatures and Stationery sẽ hiện ra.
- Để tạo chữ ký mới, nhấp vào NEW. Hộp thoại New Signature sẽ hiện ra.
- Trong hộp văn bản Type a name for this signature, nhập tên mô tả ngắn cho chữ ký.
- Nhấp vào OK.
- Trong phần Edit signature, nhập chữ ký của bạn.
- (Tùy chọn) Để định dạng văn bản trong Signature, từ menu kéo xuống, thực hiện các thay đổi mong muốn.
LƯU Ý: Bạn có thể thêm ảnh và liên kết vào chữ ký của mình bằng cách nhấp vào nút ADD PICTURE hoặc ADD HYPERLINK nằm ở ngoài cùng bên phải của phần Edit signatures.
- Nhấp vào Save để lưu chữ ký của bạn.
LƯU Ý: Nếu chỉ có một chữ ký, nó sẽ trở thành chữ ký mặc định cho email mới.
- Nhấp vào OK. Bạn sẽ trở lại hộp thoại Options.
- Nhấp vào OK. Hộp thoại Options sẽ đóng lại.
Gán một chữ ký mặc định
Nếu bạn đã sử dụng tính năng “Signature” để tạo nhiều chữ ký, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để đặt chữ ký mặc định. Chữ ký mặc định sẽ tự động được thêm vào tất cả các email mới của bạn. Chữ ký được chọn trong danh sách drop-down Replies/forwards sẽ được thêm vào các email trả lời hoặc chuyển tiếp thay vì chữ ký mặc định. Bạn cũng có thể áp dụng bất kỳ chữ ký nào mà bạn đã tạo cho chỉ một email.
- Từ menu Tools, chọn Options. Hộp thoại Options sẽ hiện ra.
- Chọn tab Mail Format.
- Trong phần Signatures, nhấp vào Signatures. Hộp thoại Signatures and Stationery sẽ hiện ra.
- Trong phần Choose default signature, từ danh sách drop-down New messages, chọn chữ ký bạn muốn đặt cho các email mới của bạn.
- Từ danh sách drop-down Replies/forwards, chọn chữ ký bạn muốn đặt cho các email trả lời hoặc chuyển tiếp của bạn.
LƯU Ý: Nếu bạn không chọn chữ ký từ danh sách drop-down Replies/forwards, không có chữ ký nào sẽ tự động được thêm vào email trả lời hoặc chuyển tiếp của bạn.
- Nhấp vào OK. Hộp thoại Signatures and Stationery sẽ đóng lại.
- Nhấp vào OK. Hộp thoại Options sẽ đóng lại.
Thêm chữ ký vào một email cụ thể
Mặc dù bạn có thể sử dụng chữ ký mặc định, nhưng cũng rất đơn giản để thêm một chữ ký cụ thể vào một email mà không cần thay đổi chữ ký mặc định. Bạn có thể muốn làm điều này nếu chữ ký chỉ cần thiết trong một số trường hợp đặc biệt.
- Tạo email.
- Nếu cần xóa chữ ký hiện có:
- Chọn văn bản Signature.
- Nhấn [Delete].
- Đặt điểm chèn ở nơi bạn muốn chữ ký mới xuất hiện.
- Trên tab Insert, chọn Signature, rồi chọn chữ ký mong muốn.
HOẶC
Trên tab Message, trong nhóm Include, nhấp vào Signature, và chọn chữ ký mong muốn. Chữ ký sẽ được chèn vào.
- Khi đã sẵn sàng gửi email, nhấp vào SEND. Email của bạn sẽ được gửi đi.
Tạo và thêm chữ ký email trong Outlook 2010 – 2019
Cách tạo chữ ký trong Outlook dưới đây có thể áp dụng cho các phiên bản Outlook 2010, 2013, 2016, 2019.
Để thêm chữ ký vào email trong Outlook, làm theo các bước sau:
Bước 1: Click Home trên thanh công cụ.
Bước 2: Click New Email ở góc trên cùng bên trái của màn hình.
Bước 3: Hộp thư mới sẽ hiện ra, nhấp vào Message và chọn Signature trong phần Include.
Bước 4: Ở Email signature, click New.
Bước 5: Ở phần Type a name for this signature, điền tên của chữ ký.
Bước 6: Ấn OK.
Bước 7: Trên màn hình tiếp theo, đánh dấu tên chữ ký trong mục Select Signature to Edit.
Bước 8: Hộp trống lớn phía dưới Edit Signature, nhập tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ email, thông tin mạng xã hội hoặc những thông tin cá nhân khác mà bạn muốn xuất hiện trong chữ ký mới.
- Phía dưới Edit signature, có các lựa chọn font chữ khác nhau và tùy chỉnh định dạng. Bạn có thể tạo các kiểu đặc biệt và đường viền phong phú để tạo sự độc đáo.
Bước 9: Thêm hình ảnh tùy chỉnh như logo công ty, hãy xác định vị trí muốn chèn ảnh và nhấp vào biểu tượng Insert picture.
Bước 10: Lựa chọn hình ảnh trong trình duyệt file của máy tính và chọn Insert.
Bước 11: Để chèn liên kết website vào ảnh hoặc logo, hoặc bất kỳ chữ nào trong chữ ký của bạn. Đầu tiên, hãy làm nổi bật hình ảnh hoặc chữ muốn chèn.
Bước 12: Với hình ảnh đã chọn, click biểu tượng Insert Hyperlink.
Bước 13: Cửa sổ mới xuất hiện, nhập đầy đủ URL của website vào ô cuối cùng. Rồi ấn OK.
Bước 14: Đặt tùy chỉnh cho New messages và Replies/Forward.
- Nếu muốn áp dụng chữ ký cho tất cả các email mới, chọn tên chữ ký từ menu thả xuống của New messages.
- Còn nếu muốn sử dụng cho những email trả lời hoặc chuyển tiếp, ở menu thả xuống, chọn tên chữ ký của Replies/Forward.
- Ngoài ra, nếu bạn không muốn áp dụng chữ ký cho email mới, trả lời hoặc chuyển tiếp, hãy chọn (none) cho menu thích hợp.
Bước 15: Sau khi thiết lập xong, ấn nút Save phía dưới.
Bước 16: Cuối cùng, chọn OK ở hộp Signatures and Stationary để lưu những thay đổi.
Khi mở hộp thư mới, trả lời hoặc chuyển tiếp email, chữ ký tự động xuất hiện ở cuối trang.
Cách thêm chữ ký trong ứng dụng web Outlook 365
- Nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của Outlook 365.
- Nhập “signature” vào hộp tìm kiếm ở đầu bảng Settings.
- Chọn kết quả “Email signature”.
- Tạo chữ ký mới bằng trình chỉnh sửa chữ ký trong ứng dụng.
- Nhấp vào “Save” khi bạn hoàn tất.
Cách thêm chữ ký trên ứng dụng Outlook mobile
- Khởi động ứng dụng Outlook cho thiết bị di động của bạn trên Android hoặc iOS.
- Nhấn vào hình ảnh tài khoản của bạn ở góc trên cùng bên trái.
- Nhấn vào biểu tượng bánh răng ở dưới cùng bên trái để mở cài đặt Outlook.
- Nhấn vào Signature để mở cài đặt chữ ký.
- Nhập thông tin của bạn một cách có tổ chức.
- Nhấn vào dấu kiểm ở trên cùng bên phải để hoàn tất thiết lập.
Vậy là bạn đã hoàn tất việc tạo chữ ký trong Outlook rồi. Bạn có thể thêm nhiều chữ ký khác nhau để sử dụng cho các đối tác khác nhau với các thao tác tương tự như trên nhé.
Cách chỉnh sửa chữ ký trong Outlook
Cho dù bạn đang sử dụng phiên bản máy tính của Outlook hay Outlook.com, việc cập nhật chữ ký của bạn rất dễ dàng. Dưới đây là cách thay đổi chữ ký trong Outlook:
Thay đổi chữ ký email trong Outlook cho Windows
Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Windows, làm theo các bước sau:
- Mở Outlook và nhấp vào tab File.
- Bấm vào Options rồi chọn Mail.
- Cuộn xuống phần Signatures và nhấp vào nút Edit.
- Thực hiện các thay đổi của bạn trong Signature Editor rồi bấm OK.
- Các thay đổi của bạn sẽ được lưu tự động.
Cập nhật chữ ký trong Outlook cho Mac
Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac, làm theo các bước sau:
- Mở Outlook và chuyển đến menu Preferences.
- Nhấp vào tab Signatures và sau đó chọn chữ ký bạn muốn chỉnh sửa bên dưới signature name.
- Nhấp vào Edit và thực hiện các thay đổi của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng Save để lưu các thay đổi của bạn rồi đóng cửa sổ.
Thay đổi chữ ký của bạn trong Outlook 365
- Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn và nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
- Chọn View all Outlook settings từ menu drop-down.
- Nhấp vào Email ở thanh bên trái, sau đó nhấp vào Compose and Reply.
- Bên dưới Signature, hãy nhập các thay đổi đối với chữ ký của bạn vào hộp văn bản được cung cấp.
- Cuộn xuống cuối trang và nhấp vào Save để lưu các thay đổi của bạn.
Cập nhật chữ ký của bạn trong Outlook là một quy trình nhanh chóng và dễ dàng, chỉ mất vài phút để hoàn thành. Cho dù bạn đang sử dụng phiên bản trên máy tính, Outlook.com hay Outlook trên web, bạn có thể dễ dàng cập nhật chữ ký của mình để phản ánh mọi thay đổi.